Mardi 12 juillet 2011
Tous les ans, nous achetons des milliers de billets de train pour organiser les transports des enfants et des animateurs en France et au Royaume-Uni (il y a également des trajets en avion, j’en traiterai probablement dans un futur article).
Groupes versus individuels
La réservation et la confirmation des billets de train SNCF est assez différente pour un organisateur de colos comme le nôtre et pour les particuliers : la SNCF nous applique les conditions « groupes » quand vous avez les conditions « individuels ».
Les conditions « groupes » s’appliquent pour un nombre important de voyageurs dans le même train. Les tours opérateurs adultes proposent peu de voyages en train ; les entreprises font rarement voyager leurs salariés en groupe : ainsi, les contrats « groupes » sont principalement signés par les organisateurs de colonies de vacances.
Des tarifs… très variables
Les particuliers ont en général accès aux réservations des trains 3 mois avant le départ. Pour les groupes, c’est plus tôt : pour l’été, c'est vers fin janvier ou début février que la SNCF débloque les places « groupes » et que nous pouvons faire nos demandes.
Un peu comme dans l’aérien ou dans l’hôtellerie, chaque train voit son nombre total de places décomposé en différents tarifs : par exemple 30 places au tarif BO (avantageux car -40%), 100 places au tarif BM entre -30% et plein tarif, etc. Evidemment, plus la SNCF anticipe qu’un train sera complet, moins il y a de places à tarif réduit. Ainsi, pour les séjours de février au ski pour la zone C (celle de Paris), nous payons presque systématiquement le plein tarif pour tous les billets (soit environ 200 € aller retour pour les + de 12 ans).
Nous estimons que les organisateurs de colonies de vacances bénéficient d’une réduction moyenne d’un peu moins de 30%. C’est déjà bien, mais une famille avec 3 enfants a un meilleur tarif. Année après année, la SNCF a durci ses conditions vis-à-vis des groupes ; nous connaissons de nombreux confrères, excédés, qui ont renoncé au train pour adopter le transport en car.
Une gestion complexe
Quand la SNCF ouvre les places, Yohan (en photo) fait ses demandes sur un logiciel dédié appelé Amadeus. Il indique les jours de départ et de retour, les trajets souhaités, l’effectif envisagé, et fait des vœux sur les horaires des trains. Dans les jours ou semaines qui suivent, le service groupe de la SNCF lui fait un retour. Par exemple, nous avions demandé Paris Bordeaux à 9h22, ce sera le 10h44 avec 30 places à -30% et les autres places plein tarif.
Une fois un dossier accepté, les règles de gestion en après-vente sont très contraignantes. A J-90, nous devons donner l’effectif final. Toute place qui sera ensuite retirée va nous coûter 20% du tarif à J-90, puis 30% à J-30. A 7 jours du départ, cela devient 100% : si un enfant annule moins de 7 jours avant le départ, nous perdons totalement le prix de son billet.
Qui a dit que les maths ne servent à rien dans la vie ?
A J-90 (soit le 14 avril dernier pour les départs de demain, 13 juillet), nous n’avions encore qu’un peu plus de 50% des inscriptions, et devions indiquer à la SNCF notre prévision de remplissage final.
Détail qui a beaucoup amusé l’équipe, j’ai appelé Olivier MOYNOT à l’aide pour m’aider à calculer, de manière statistique, combien il fallait de places. Olivier, cofondateur de Telligo en 1993-1994, est aujourd’hui professeur de mathématiques en classe préparatoire. Il m’a (authentique !) envoyé 3 pages du style suivant… et nous avons fabriqué le « petit » logiciel ad hoc à partir de ses équations, de quelques explications complémentaires, et d'Excel.
Prêt pour le jour J
Depuis quelques années, nous nous sommes dotés d’une, puis de deux machines pour imprimer nous-mêmes les billets de train et éviter d’aller en chercher à chaque fois en gare. Cela fluidifie beaucoup le travail, surtout fin juin / début juillet où nous avons des dizaines de départs sur les mêmes journées.
Le chef de convoi de chaque séjour peut alors, quelques jours avant le départ, venir chercher son dossier : les fiches d’inscription des enfants, le fanion Telligo que vous voyez en gare, et évidemment les billets de train aller et retour de son groupe.
Cédric JAVAULT
